E-teczka pracownicza, czyli digitalizacja procesów kadrowych

W czasie postępującej transformacji cyfrowej coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych rozwiązań usprawniających procesy biznesowe. Jednym z takich narzędzi jest E-teczka pracownicza, która nie tylko umożliwia zarządzanie aktami pracowniczymi w formie online, ale także automatyzuje procesy HR i ułatwia życie całej organizacji, na wszystkich jej szczeblach. 

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą sami podjąć decyzję czy prowadzić dokumentację swoich pracowników w wersji papierowej czy w wersji elektronicznej. Przejście na E-teczki może nastąpić w dowolnym momencie, ten proces wymaga jednak przygotowania. Na początku warto zrozumieć czym – zgodnie z polskimi przepisami – jest E-teczka oraz jakie korzyści może przynieść firmie, która zdecyduje się wdrożyć takie rozwiązanie.

Czym właściwie jest E-teczka pracownicza?

Elektroniczna teczka to centralna baza dokumentów pracowniczych w wersji cyfrowej. Zawiera, m.in. umowy o pracę, aneksy, wnioski urlopowe, zaświadczenia o zarobkach czy ewidencję czasu pracy. Może obejmować także dokumentację ubezpieczeniową i podatkową czy tą związaną z PPK. Każdy dokument w E-teczce jest opatrzony metadanymi, a także musi spełniać określone parametry jakościowe. Akta pracownicze, które wcześniej funkcjonowały w postaci papierowej, muszą dodatkowo po zeskanowaniu zostać podpisane pieczęcią lub podpisem elektronicznym. Dzięki temu – zgodnie z prawem – stanowią pełnoprawny odpowiednik dokumentów papierowych i są odpowiednio zabezpieczone. Każdy dokument posiada unikalny numer ewidencyjny.

Po wdrożeniu E-teczki wszystkie nowe dokumenty pracownicze są od razu tworzone w formie elektronicznej. Nowi pracownicy wypełniają kwestionariusze osobowe online, a system weryfikuje poprawność i kompletność dostarczonych przez nich danych. Dokumenty są zapisywane w E-teczce danego pracownika, który ma do nich dostęp i może je samodzielnie aktualizować. Dostęp do E-teczki mają także uprawnieni managerowie oraz osoby z działu HR.

Dodatkowo, rozwiązanie zapewnia automatyczny obieg informacji, czyli trafiają one do weryfikacji, akceptacji czy podpisu właściwych osób. System dba także monitorowanie terminów, np. kończących się umów, ważności szkoleń BHP czy badań lekarskich.

E-Teczka a bezpieczeństwo danych

E-teczka umożliwia dostęp do dokumentów i danych dla uprawnionych do tego pracowników oraz managerów przez 24 godziny na dobę, z dowolnego urządzenia. Kluczowe jest więc właściwe zabezpieczenie zasobów, tak aby zapewnić im jak najwyższy poziom ochrony. Jak to osiągnąć?

Przede wszystkim do logowania do E-Teczki stosowana jest podwójna autentykacja, która zabezpiecza przed nieuprawnionym dostępem do danych. Dodatkowo, wszystkie zmiany w dokumentach i metadanych są rejestrowane oraz monitorowane za pomocą tzw. raportu logów. Bardzo ważne jest także zapewnienie integralności dokumentów z metadanymi.

Ponadto, dokumenty elektroniczne są chronione przed zniszczeniem czy zagubieniem, co niestety może się zdarzyć w przypadku akt papierowych. Po rozwiązaniu stosunku pracy czy upłynięciu wymaganego prawem okresu ich przechowywania można je trwale usunąć z systemu. Cały proces spełnia wszystkie aktualne wymagania prawne, w tym RODO.  

Self-service pracowniczy i managerski

Bardzo istotnym aspektem wdrożenia E-Teczki jest możliwość samodzielnego zarządzania dokumentacją i danymi oraz realizacja określonych zadań przez pracowników i managerów bez angażowania działu HR. Z jednej strony ułatwia i przyśpiesza to działania związanie z administracją kadr, z drugiej znacznie zmniejsza obciążenie zadaniami dział personalny i zapewnia wyższy komfort pracy dla całego zespołu firmy.

Self-service pracowniczy pozwala na:

• Dostęp pracowników do ich dokumentów i danych w wygodnym dla nich miejscu i czasie
• Możliwość samodzielnej aktualizacji danych, np. zmiany adresu lub numeru konta bankowego
• Sprawdzania limitów urlopowych oraz dotychczasowych nieobecności
• Wysyłania wniosków urlopowych
• Wysyłania innych wniosków, np. o pracę zdalną czy wydanie zaświadczenia o zarobkach

Self-service managerski ułatwia:

• Zarządzanie zespołem – managerowie mają dostęp do danych swojego zespołu, widzą dane dotyczące wykorzystanych urlopów, czasu pracy, uprawnień czy kończących się terminów umów
• Planowanie urlopów i innych nieobecności
• Raportowanie i analizę danych – rozwiązanie zapewnia możliwość samodzielnego generowania raportów
• Podejmowanie decyzji personalnych, np. na podstawie wniosków z generowanych raportów

Self-service pracowniczy i managerski nie tylko usprawnia pracę, ale także pozytywnie wpływa na wizerunek pracodawcy. Dostęp do wygodnego w użyciu narzędzia oraz możliwość załatwiania spraw pracowniczych w dogodnym czasie, także w trakcie pracy zdalnej, sprawia, że zespół postrzega organizację jako przyjazną dla pracowników, a także nowoczesną i otwartą na innowacje.

Najważniejsze korzyści E-Teczki dla pracodawcy i pracowników

E-teczka zapewnia przede wszystkim usprawnienie procesów HR. Wymiernie odciąża dział personalny ze żmudnych i powtarzalnych czynności administracyjnych, tworząc przestrzeń na zadania bardziej merytoryczne i skutecznie wspierające biznes. Upraszcza proces onboardingu, który często jest bardzo czasochłonny i wymagający dla pracodawcy. W końcu zapewnia także komfort i elastyczność dla pracowników, managerów, zarządu oraz działu HR.

Jedną z kluczowych korzyści teczki elektronicznej jest zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji pracowniczej oraz zapewnienie szczelności i właściwej ochrony procesów. Eliminacja błędów, ochrona wrażliwych danych oraz ścisły monitoring edycji i obiegu dokumentów zapewnia pracodawcy pełną kontrolę nad procesem oraz spokój.

Wdrożenie E-teczki gwarantuje także zgodność działań kadrowych z aktualnie obowiązującymi przepisami. Chroni przed ryzykiem kosztownych kar finansowych, a także stratami wizerunkowymi.

W dobie coraz większego znaczenia działań z obszaru zrównoważonego rozwoju (ESG) nie bez znaczenia jest także pozytywny wpływ digitalizacji procesu na aspekt środowiskowy. E-Teczka pozwala na całkowite lub znaczące ograniczenie dokumentów papierowych w obszarze HR, a tych jak powszechnie wiadomo, może być naprawdę dużo. Drukowanie, skanowanie czy przesyłanie dokumentów w formie tradycyjnej to nie tylko wyższy koszt i nakład czasu, ale także większy ślad węglowy.

Organizacja, która decyduje się wdrożyć E-teczkę eliminuje konieczność utrzymywania szaf i segregatorów na dokumentację kadrową. Tym samym uwalnia powierzchnię biurową, a jednocześnie optymalizuje koszty operacyjne.

Podsumowując, E-teczka pracownicza może przynieść organizacji wiele bardzo wymiernych korzyści, zarówno w wymiarze finansowym, jak i pozafinansowym. Rozumie to coraz więcej organizacji, które dziś postrzegają inwestycje w innowacyjne narzędzia nie tylko przez pryzmat optymalizacji procesów, ale także jako jeden z elementów strategii employer branding.

E-teczka pracownicza – sprawdź, jak możemy pomóc!