Co dalej z ochroną sygnalistów

Kraje członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polska, zobowiązane są dostosowywać swoje prawo do uregulowań unijnych. Dotyczy to również, bez wyjątku, dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Czas na jej implementację Unia Europejska wyznaczyła do 17 grudnia 2021 r. Pomimo upływu ponad 2 lat, Polska nadal nie przygotowała odpowienich regulacji implementujących dyrektywę o sygnalistach.

Nowo wybrany rząd potraktował temat wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów jako jeden z priorytetów. Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa ma zostać uchwalona w pierwszym kwartale 2024 r. Oznaczać to będzie, że przedsiębiorcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników oraz wszystkie podmioty sektora publicznego będą zobowiązani do wdrożenia odpowiednich procedur ochronnych w relatywnie krótkim czasie.

Dodatkowo podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, będą zobowiązane do utworzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa niezależnie od ilości osób wykonujących lub świadczących pracę.

Sygnalista – kto to taki

Sygnalista to każda osoba zgłaszająca „sygnały” o nieprawidłowościach w ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Sygnalistą będzie zatem nie tylko pracownik podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy, ale również  np. były pracownik, stażysta, wolontariusz, wspólnik, współpracownik, osoba wykonująca dzieło lub zlecenie na rzecz podmiotu – zarówno wykonawca jak i podwykonawca, dostawca. W praktyce oznacza to prawie każdą osobę mającą styczność z danym przedsiębiorstwem. 

Co można zasygnalizować pracodawcy

Sygnalista będzie mógł zgłosić naruszenia prawa dotyczące takich dziedzin, jak  bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona danych osobowych, zdrowie publiczne, bezpieczeństwo żywności czy ochrona konsumentów. Pracodawca może też przyjąć w wewnętrznych regulacjach, że naruszenie prawa dotyczyć będze innych dziedzin prawa, aniżeli te wymienione w ustawie, np. mobbingu, dyskryminacji czy łapówkarstwa. W tym zakresie pracodawcy mają pewną swobodę.

Sygnalista pod szczególną ochroną

Pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia nie będzie mógł podejmować jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty (np. zwolnić pracownika lub wstrzymać jego awans ze względu na to, że zgłosił naruszenie prawa czy tez odmówić przyznania podwyżki). Ponadto pracodawca ma obowiązek zapewnić poufność danych osoby zgłaszającej.

Ochrona przewidziana w przepisach będzie przysługiwała tylko pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa.

Co oznacza dla pracodawców przyjęcie ustawy o sygnalistach

Uchwalenie ustawy o sygnalistach oznaczać będzie, że pracodawcy objęci postanowieniami ustawy zobowiązani będą do przyjęcia regulaminu zgłoszeń naruszania prawa, utworzenia kanałów zgłoszeń, prowadzenia rejestru zgłoszeń i prowadzenia działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych.

Projekt ustawy przewiduje trzy kanały zgłoszeń. Pierwszym jest kanał wewnętrzny – utworzony wewnątrz organizacji pracodawcy. Drugi to kanał zewnętrzny, za pośrednictwem którego możemy zgłościć naruszenie organowi publicznemu. Ostatnim kanałem jest ujawnienie publiczne czyli wykorzystanie internetu, radia lub telewizji.

Ustawodawca główny nacisk położył na zgłoszenie wewnętrzne. Obowiązkiem pracodawcy będzie udostępnienie pracownikom odpowiedniego kanału zgłoszeń wewnętrznych. Pracownicy powinni mieć możliwośc zgłaszania nieprawidłowości w formie ustnej, pisemnej (np. na dedykowany adres e-mail) czy za pomocą specjalnie przygotowanego formularza. W regulaminie musi być zawarte także to od kogo (kto może być sygnalistą) i przez kogo przyjmowane będą zawiadomienia.

Po otrzymaniu zgłoszenia, pracodawca powinien podjąć działania  następcze, zmierzające do wyjaśnienia otrzymanego zgłoszenia. Sposób weryfikacji zgłoszeń określaćpowinien regulamin przyjęty przez pracodawcę.

Dodatkowo pracodawca powinien opracować odpowiednie dokumenty upoważniające osoby do prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości oraz zapewnić, aby przyjęte rozwiązania spełniały wymogi w zakresie ochrony danych osobowych sygnalistów.

Pracodawca powinien również prowadzić rejestr wszystkich zgłoszeń.

Kiedy ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie

Projekt ustawy o sygnalistach ma być przyjęty przez Radę Ministrów maksymalnie do 31 marca 2024 r. Ustawa powinna więc pojawić się w Dzienniku Ustaw za niecałe 2 miesiące! Termin wejścia w życie nowych przepisów skrócono do 1 miesiąca. Oznacza to, że podmioty, na które akt nakłada obowiązek wdrożenia procedury ochrony sygnalistów i zgodnych z prawem kanałów zgłoszeń, będą miały na to tylko miesiąc.

Oczywiście nie można wykluczyć, że projekt ustawy o sygnalistach będzie podlegał dalszym zmianom, co w praktyce oznacza że przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić proces legislacyjny.

Ochrona sygnalistów – sprawdź, jak możemy pomóc!