Klauzula Informacyjna Przetwarzania Danych Osobowych  

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (zwane dalej RODO) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) przedstawiamy informacje dotyczące danych osobowych. 

1. Współadministrowanie  

Informujemy, że na mocy umowy o współadministrowaniu i zawartych w niej uzgodnień dotyczących celów, zakresu i sposobów przetwarzania danych, spółki z Grupy Advartis wspólnie przetwarzają Państwa dane osobowe jako Współadministratorzy danych. Dane kontaktowe poszczególnych spółek, będących współadministratorami dostępne są poniżej.  

2. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych  

1. W ramach umowy o współadministrowaniu Współadministratorzy ustanowili podmiot wiodący w modelu współadministrowania, którym jest Advartis Business Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie („Podmiot wiodący”) przy ul. Hrubieszowskiej 2, wyznaczono także wspólny punkt kontaktowy; za pomocą adresu e-mail: Violetta.Matusiak@crowe.pl oraz pod numerem telefonu +48 538 891 008, gdzie każdy może się skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych a także realizacji swoich praw.  

2. Ponadto każdy, czyje dane są przetwarzane, może się także skontaktować z dowolnym Współadministratorem, zgodnie z danymi kontaktowymi podanymi poniżej. 

3. Cel i podstawy prawne  

1. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje przede wszystkim dane osobowe potencjalnych klientów, osób zainteresowanych usługami, jakie spółki Grupy Advartis świadczą oraz uczestników organizowanych wydarzeń a także innych akcji marketingowych, czy też przetwarzane w związku z przygotowaniem indywidualnej oferty współpracy.   

2. Dane osobowe przetwarzane będą w zakresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego dane zostały zgromadzone, zapewnienia prawidłowej komunikacji, przygotowania indywidualnej oferty czy też umożliwienia uczestnictwa w organizowanym wydarzeniu, a także realizacji innych podejmowanych działań marketingowych.  

3. Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora obejmują także obok działań marketingowych, ewentualne zapewnienie prawidłowej komunikacji z potencjalnymi klientami.  

4. Podstawy prawne:  

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, za który uważa się marketing produktów i usług własnych a także zapewnienie prawidłowej komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami podmiotów Grupy Advartis; 

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych, która to zgoda może zostać w każdym czasie wycofane, jednakże wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych dokonanego do czasu jej wycofania; 

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, czyli czynności zmierzające do zawarcia umowy lub realizacja zawartej umowy, która to przesłanka dotyczy osób zainteresowanych ofertą współpracy ze spółką Grupy Advratis.  

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, nieuwarunkowane czynnikami zewnętrznymi, jednak niezbędne do przygotowania oferty czy też odpowiedzenia na złożone zapytanie lub udział w organizowanym wydarzeniu, przygotowania umowy współpracy, świadczenia usług.  

4. Przekazywanie i przechowywanie danych  

1. Każdy pracownik/współpracownik Administratora, którego praca polega na merytorycznej analizie danych osobowych, kontakcie z klientem lub potencjalnym klientem bądź bezpieczeństwie informatycznym ma podpisany odpowiedni dokument upoważniający go do przetwarzania danych osobowych.  

2. Dostęp do danych osobowych mogą mieć inne podmioty, z którymi Administrator ma podpisane umowy powierzenia danych, zabezpieczające integralność i poufność danych osobowych. Podmioty te świadczą usługi administracyjne, teletechniczne, teleinformatyczne, doradcze, itp. Na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. 

3. Gromadzone dane mogą być także przekazywane uprawnionym instytucjom i urzędem, w związku ze złożonym uzasadnionym wnioskiem o takie udostępnienie.  

4. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.  

5. Dane osobowe będą przechowywane tylko przez okres odpowiedni dla ich zamierzonego i zgodnego z prawem wykorzystania. Dane osobowe mogą być przetwarzane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora: 

• w przypadku danych przetwarzanych w celach marketingu lub odpowiedzi na złożone zapytanie, dane będą przetwarzane do czasu złożenia umotywowanego sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, uwzględnionego przez Współadministratora lub przez okres maksymalny 6 lat od czasu ostatniej interakcji osoby, której dane dotyczą ze Współadministratorem; 

• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody, dane przetwarzane mogą być do czasu wycofania zgody lub przez maksymalny okres 6 lat od czasu ostatniej interakcji osoby, której dane dotyczą ze Współadministratorem; 

• w przypadku danych pozyskanych w związku z zawarciem umowy współpracy lub świadczenia usług, dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania umowy a także przez okres 3 lat od dnia zakończenia współpracy. 

6. Dane osobowe, które nie są już potrzebne, będą usuwane w sposób, który gwarantuje, że poufny charakter danych nie zostanie naruszony.  

7. Żaden ze Współadministratorów nie przewiduje przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany w tym w ramach profilowania.  

5. Prawa osób, których dane dotyczą  

1. Ochrona danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oznacza, że każda osoba, czyje dane są przetwarzane ma prawo do: dostępu do swoich danych, do ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych, sprzeciwu wobec ich wykorzystania, cofnięcia zgody, usunięcia danych, do ich przenoszenia oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).  

2. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu administratora, o którym mowa w art.6 ust. 1 lit. f) RODO, każdej osobie fizycznej, czyje dane są przetwarzane, przysługuje prawo do złożenia umotywowanego sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania w dowolnym momencie, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do czasu złożenia sprzeciwu. 

3. Ponadto każdemu, czyje dane są przetwarzane, zgodnie z RODO przysługuje: 

•  prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; 

• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; 

• prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych; 

• prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).  

Treść uzgodnień wynikających z umowy o współadministrowanie danymi osobowymi 

Uprzejmie informujemy, że pomiędzy spółkami z Grupy Advartis została zawarta umowa o współadministrowaniu danymi osobowymi. Oznacza to, że każdy podmiot Grupy Advartis przetwarza dane osobowe we wspólnie uzgodnionym celu i zakresie. Zgodnie z art. 26 ust. 2 zd. drugie RODO, przekazanie niniejszej informacji stanowi udostępnieni zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów, których tożsamość została wskazana w Klauzuli Informacyjnej Przetwarzania Danych Osobowych powyżej, w zakresie współadministrowania przetwarzaniem danych osobowych.  

Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje przede wszystkim dane kontaktowe oraz informacje o reprezentowanym podmiocie, dotyczące klientów oraz potencjalnych klientów, w celu przedstawienia indywidualnie dopasowanej oferty na usługi świadczone przez poszczególne spółki Grupy Advartis, lub też w celu przekazania informacji o organizowanych wydarzeniach branżowych i edukacyjnych.  

W ramach podziału odpowiedzialności w uzgodnionym procesie współadministrowania danymi osobowymi, Współadministratorzy ustalili, że:   

1. każdy Współadministrator zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do zidentyfikowanego ryzyka naruszenia praw osób, których te dane dotyczą;  

2. w zakresie spełniania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą a także udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą (realizacji prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych) właściwy będzie Advartis Business Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, co nie wyłącza możliwości kontaktu bezpośrednio z każdym ze Współadministratorów; 

3. Współadministratorzy są zobowiązani każdorazowo współpracować  z Podmiotem wiodącym w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, realizacji tych żądań oraz udzielać wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie; 

4. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie wywiązywania się z obowiązków dotyczących zarządzania naruszeniami ochrony Danych Osobowych oraz ich zgłaszania do organu nadzoru oraz osoby, której dane dotyczą, właściwy będzie Podmiot wiodący. 

Niezależnie od powyższego podziału obowiązków, każdy ze Współadministratorów odpowiada tak za samo za należyte i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.  

Wykaz Współadministratorów – spółki Grupy Advartis: 

1. Podmiot wiodący w modelu współadministrowania: Advartis Business Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000004531, posiadająca NIP 5251908277 oraz REGON 012682409  

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@advartis.eu 

2. Crowe Advartis Accounting sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000067026, posiadająca NIP 5252060079 oraz REGON 012811203 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@crowe.pl

3. Crowe Advartis Tax Advisers sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000294572, posiadająca NIP 5252411538 oraz REGON 141180470 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@crowe.pl

4. CA Property Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000317781, posiadająca NIP 5252438508 oraz REGON 141558187 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@capspoland.eu

5. Poland Audit Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000421671, posiadająca NIP 5272677311 oraz REGON 146091386 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@crowe.pl

6. Crowe Advartis Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000393728, posiadająca NIP 5272661244 oraz REGON 143148826 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@crowe.pl

7. TGC Rogozik Kancelaria Prawnicza sp. k. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000663695, posiadająca NIP 5272796777 oraz REGON, 366570366 

Tel.: +48 22 295 33 00 

Email: contact@tgc.eu

8. TGC Ordowska Kancelaria Prawnicza sp. k. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000167447, posiadająca NIP 5252271480 oraz REGON015518202 

Tel.: +48 22 295 33 00 

Email: contact@tgc.eu

9. TGC Tax Advisers sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000139218, posiadająca NIP 5252259680 oraz REGON  
   015263386 

Tel.: +48 22 295 33 00 

Email: contact@tgc.eu

10. Contract Administration sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000028831, posiadająca NIP 5260012988 oraz REGON  
    012548510 

Tel.: +48 22 295 32 00

Email: contact@ca-staff.eu

11. Crowe Advartis Assurance sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-209) przy ul. Hrubieszowskiej 2, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001053696, posiadająca NIP 5273071993 oraz REGON 526171384 

Tel.: +48 22 295 33 00

Email: contact@crowe.pl